Rok 2026 przyniesie rewolucję w fakturach, bowiem od lutego zacznie obowiązywać KSeF (Krajowy System eFaktur). W związku z tym, wielu przedsiębiorców MŚP ma dziś podobne pytanie: „Czy KSeF to kolejny obowiązek, który muszę ogarniać sam?”
Krótka odpowiedź brzmi: nie.
Dłuższa: są rzeczy, które właściciel powinien rozumieć i kontrolować osobiście – i są takie, które absolutnie nie powinny być robione ręcznie.
Ten artykuł pomoże Ci rozdzielić jedno od drugiego.
Czym KSeF faktycznie jest
Krótko:
- KSeF to centralny system wystawiania i odbierania faktur
- faktura „istnieje” dopiero po nadaniu numeru w KSeF (wysłaniu jej do systemu KSeF)
- zmienia się obieg dokumentów i sposób ich przechowywania
Co się NIE zmienia:
- to Ty decydujesz, komu wystawiasz faktury
- to Ty odpowiadasz za dane w systemie
- to Ty masz kontrolę nad finansami
Zmienia się sposób pracy i właśnie tu pojawia się ryzyko chaosu.
3 rzeczy, które właściciel MŚP MUSI mieć pod kontrolą
To nie są rzeczy do „oddania komuś w całości”.
1. Dostępy i uprawnienia w KSeF
Musisz wiedzieć:
- kto ma dostęp
- na jakim poziomie
- kto może wystawiać faktury w Twoim imieniu
Brak kontroli = ryzyko błędów i odpowiedzialności. Ustal także z biurem rachunkowym, czy taki dostęp chcą mieć przyznany. To ważne, ponieważ niektóre biura mogą nie chcieć dostępu, aby to właściciel firmy weryfikował przesyłane i pobierane faktury z KSeF.
2. Źródło danych do faktur
KSeF nie sprawdzi i nie naprawi:
- błędnych cen
- złych danych kontrahenta
- chaosu w ofertach
Jeśli dane są złe „na wejściu”, faktura w KSeF tylko je utrwali. System jest cyfrowy, ale odpowiedzialność – nadal ludzka.
3. Moment wystawienia faktury
W KSeF liczy się moment przesłania faktury do systemu, a nie kliknięcia „zapisz” w programie księgowym. To jest bardzo ważne, ponieważ nie będzie już możliwości wystawienia faktury z datą wsteczną. Cały proces wystawiania faktur do 5, 10 czy 20 dnia miesiąca, za miesiąc poprzedni, nie będzie miał już racji bytu. Faktury za styczeń, muszą być fizycznie wystawione i przesłane do KSeF w styczniu, itd.
3 rzeczy, których NIE opłaca się robić ręcznie
Tu warto jasno powiedzieć: ręczne = drogie.
1. Przepisywanie danych między systemami
Każde ręczne kopiowanie zajmuje dużo czasu i jest obarczone ryzykiem błędu. Jeśli nie korzystasz z programu księgowego online, to ostatni moment by go wdrożyć. Jeśli korzystasz – upewnij się, że jest on już zintegrowany z KSeF.
2. Ręczna weryfikacja faktur przychodzących
Warto zautomatyzować w programie księgowym pobieranie faktur z KSeF. Niestety weryfikacja merytoryczna faktur, może być nadal konieczna.
3. Obsług faktur mailowo lub w wersji papierowej
Wersje papierowe faktur przestają być podstawową formą rozliczenia. Jeśli jeszcze z tej formy korzystasz, to ostatni moment by zmienić przyzwyczajenia i przejść na wysyłkę faktur przez system księgowy, a następnie KSeF. Co istotne, faktury B2C wystawianie osobom fizycznym, nadal pozostaną papierowe/elektroniczne i nie trafiają do KSeF.
Najczęstsze błędy firm przy wdrożeniu KSeF
- Stwierdzenie „Jakoś to będzie”
- Zrzucenie wszystkiego na księgowość
- Brak testów przed wdrożeniem KSeF
- Brak jasnych ról i zadań dla pracowników
- Brak jednego właściciela procesu i kontroli
Checklista: czy Twoja firma jest gotowa na KSeF?
Możesz dać checkboxy:
Jeśli 2+ razy „nie” → warto to uporządkować.
Wsparcie AMA-Experts – Audyt gotowości na KSeF
Sprawdzamy, czy KSeF w Twojej firmie będzie działał bez nerwów.
