„Gdybym sam tego nie dopilnował, byłoby gorzej”
To jedno z najczęstszych zdań, jakie pada w rozmowach z właścicielami małych i średnich firm.
I bardzo często… jest prawdziwe.
Przynajmniej na początku.
Problem pojawia się wtedy, gdy firma już dawno przestała być „na początku”, gdy urosła szybciej niż sposób jej zarządzania.
Ten artykuł nie jest o lenistwie zespołu. Nie jest też o braku kompetencji właściciela. Jest o mechanizmie, który w pewnym momencie zaczyna działać przeciwko firmie, nawet jeśli wszystko „jakoś się kręci”.
W wielu firmach MŚP dzień właściciela wygląda podobnie.
Zaczyna się od „szybkiego maila”, który przeradza się w godzinę odpowiadania na pytania. Potem ktoś zagląda z „drobną sprawą”, która wymaga decyzji. W międzyczasie telefon od klienta, poprawka do oferty, szybkie spojrzenie na faktury.
Pod koniec dnia właściciel ma poczucie, że zrobił bardzo dużo… ale nie to, co było naprawdę ważne.
Skąd bierze się potrzeba robienia wszystkiego samemu?
Właściciel bardzo często robi wszystko sam nie dlatego, że nie ufa ludziom, ale dlatego, że przez lata to on był jedynym punktem odniesienia. Na początku firmy to działało. Decyzje były szybkie, a ryzyko mniejsze. Problem w tym, że firma urosła, a model decyzyjny pozostał ten sam.
To, co kiedyś było zaletą, dziś już nie wystarcza – nawet jeśli firma nadal „jakoś działa”.
Nic dziwnego, że właściciel:
- ufa sobie najbardziej,
- widzi błędy szybciej niż inni,
- poprawia, zanim ktoś zdąży skończyć.
To naturalna reakcja osoby odpowiedzialnej za wszystko. Niestety powoli tracimy kontrolę, ponieważ mamy zwyczajnie za dużo na głowie 🙂
Kiedy „ogarniam wszystko” przestaje być zaletą?
W pewnym momencie w firmie dzieją się rzeczy, które trudno nazwać problemami, ale trudno je też zignorować:
- właściciel jest stale operacyjnie zajęty,
- decyzje strategiczne są odkładane „na później”,
- pracownicy czekają na akceptację drobnych spraw,
- rozwój firmy zwalnia, mimo że popyt jest.
Firma nie stoi w miejscu, ale też się dalej nie rozwija. Właściciel ma zbyt dużo obowiązków, które powinny być oddelegowane innym osobom.
Ukryty koszt robienia wszystkiego samemu
Największym kosztem robienia wszystkiego samemu nie są pieniądze. Jest nim fakt, że właściciel przestaje mieć przestrzeń na myślenie. Decyzje strategiczne są odkładane „na później”, bo zawsze jest coś pilniejszego.
W praktyce oznacza to, że firma reaguje, zamiast planować. A to jedna z najdroższych form zarządzania, bo prowadzi do zmęczenia, frustracji i zatrzymania rozwoju.
Dlaczego pracownicy „wydają się niekompetentni”?
To bardzo trudny, ale ważny temat. W wielu firmach problem nie polega na tym, że ludzie są słabi.
Problem polega na tym, że:
- nie mają jasno zdefiniowanych decyzji, które mogą podejmować,
- nie wiedzą, co jest „wystarczająco dobre”,
- nie widzą całego procesu, tylko swój fragment,
- są poprawiani zamiast prowadzeni.
W efekcie:
- przestają brać odpowiedzialność,
- czekają na decyzję właściciela,
- oddają wszystko „do sprawdzenia”.
Wielu właścicieli ma poczucie, że bez ich kontroli rzeczy są robione gorzej. Problem w tym, że im częściej właściciel poprawia, tym rzadziej pracownicy podejmują decyzje samodzielnie. Nie dlatego, że nie potrafią, ale dlatego, że nie wiedzą, gdzie kończy się ich odpowiedzialność.
W efekcie właściciel utwierdza się w przekonaniu, że „musi wszystko sprawdzać”, a zespół utwierdza się w przekonaniu, że „lepiej zapytać”. To problem braku jasno zdefiniowanego systemu decyzyjnego.
Największą trudnością jest oddanie kontroli, którą właściciel ma i ceni. Zaufanie innym, że zrobią to tak dobrze jak właściciel bywa niekiedy trudne, ale to niezbędne, by się rozwijać.
Co właściciel powinien robić osobiście (i tylko on)?
W każdej firmie są obszary, których nie da się oddać:
- kierunek rozwoju,
- kluczowe decyzje finansowe,
- priorytety firmy,
- ostateczne „tak” lub „nie”.
Problem pojawia się wtedy, gdy właściciel:
- sam definiuje strategię,
- sam ją wdraża,
- sam ją kontroluje,
- i sam poprawia wykonanie.
To prowadzi do przeciążenia.
Jeśli masz wrażenie, że firma coraz bardziej zależy od Ciebie, to nie znaczy, że robisz coś źle. To znaczy, że firma jest dziś na innym etapie niż sposób, w jaki była zarządzana kilka lat temu.
I to jest moment, w którym warto się zatrzymać… Nie po to, żeby oddać kontrolę, ale po to, żeby ją odzyskać w mądrzejszy sposób.
Co można oddać, nie tracąc kontroli?
Oddawanie odpowiedzialności nie oznacza oddawania władzy. Najczęściej można (i warto) oddać:
- porządkowanie procesów,
- wdrożenia systemów (CRM, KSeF, obieg dokumentów),
- analizę danych,
- przygotowanie wariantów decyzji.
Właściciel nadal decyduje. Po prostu nie musi robić wszystkiego sam.
Rola ekspertów w dojrzałym MŚP
Ekspert z zewnątrz nie jest po to, żeby:
- mówić właścicielowi, jak ma prowadzić firmę,
- „zabierać stery”,
- wprowadzać modne rozwiązania.
Jest po to, żeby:
- uporządkować chaos,
- nazwać problemy bez emocji,
- zaprojektować procesy,
- odciążyć właściciela operacyjnie.
Kiedy warto się zatrzymać i spojrzeć z boku? Jeśli:
- firma działa, ale nie daje Ci spokoju,
- wszystko zależy od Ciebie,
- wiesz, że „tak dalej się nie da”, ale nie wiesz, od czego zacząć,
to nie znaczy, że coś robisz źle. To znaczy, że firma jest na innym etapie niż Twój sposób zarządzania.
Wsparcie AMA-Experts – odciążenie z odpowiedzialności za wszystko
Pomagamy właścicielom odzyskać czas, spokój i kontrolę.
