Czas to najcenniejszy zasób, jakim dysponuje każda firma. Według badań przeprowadzonych przez firmę Atlassian, pracownicy biurowi tracą średnio 60% swojego czasu na nieefektywne działania, takie jak niepotrzebne spotkania, praca nad wieloma zadaniami naraz czy poszukiwanie informacji. W kontekście MŚP, oznacza to realne straty rzędu kilkunastu godzin tygodniowo na osobę. Według badań McKinsey, przeciętny pracownik biurowy spędza ponad 60% czasu na zadaniach administracyjnych i komunikacyjnych. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, gdzie zespoły są niewielkie, a zadania często się nakładają, skuteczne zarządzanie czasem może stanowić o sukcesie lub stagnacji. W niniejszym poradniku przedstawiamy konkretne sposoby na lepsze wykorzystanie czasu w codziennej pracy firmy.
1. Audyt czasu – od czego zacząć?
Zanim zaczniemy optymalizację, warto sprawdzić, gdzie rzeczywiście ucieka czas:
- analizuj dzienniki pracy zespołu – wykorzystaj narzędzia takie jak Toggl, Clockify lub RescueTime, które pozwalają mierzyć czas spędzony na konkretnych zadaniach, identyfikować wzorce pracy i generować raporty do dalszej analizy
- zidentyfikuj powtarzalne i czasochłonne zadania, np. ręczne raportowanie, przetwarzanie faktur
- oceń, które spotkania i procesy można skrócić lub zautomatyzować – przykładowo, zastąp spotkania statusowe tablicą zadań w Trello
2. Ustalanie priorytetów – reguła 80/20
Zasada Pareto mówi, że 80% efektów pochodzi z 20% działań. W praktyce oznacza to:
- identyfikuj zadania o najwyższej wartości biznesowej (np. działania przynoszące klientów lub generujące przychód)
- deleguj lub ogranicz zadania o niskim zwrocie (np. ręczne raportowanie, które można zautomatyzować)
- korzystaj z macierzy Eisenhowera (zwana także macierz priorytetów lub macierz zarządzania czasem) lub metod ABCDE (technika nadawania priorytetów zadaniom) do planowania dnia – np. zadania typu A wykonuj rano, a E deleguj lub eliminuj
3. Narzędzia do zarządzania czasem i zadaniami
Nowoczesne technologie pomagają kontrolować czas i zadania:
- aplikacje do zarządzania projektami (np. Trello – do prowadzenia prostych tablic zadań dla zespołów, Asana – do zarządzania zadaniami z terminami i zależnościami)
- narzędzia do monitorowania czasu pracy (np. Toggl – pozwala analizować czas poświęcony na konkretne projekty)
- kalendarze z integracją z zespołem (np. Google Calendar z funkcją udostępnionych kalendarzy i przypomnień na e-mail/SMS)
4. Blokowanie czasu i praca w skupieniu
Multitasking to mit. Warto:
- wyznaczać bloki czasowe na konkretne zadania – np. 9:00–11:00: praca kreatywna, 14:00–15:00: odpowiadanie na e-maile
- eliminować rozpraszacze – np. ustaw tryb „Nie przeszkadzać” i zamknij zakładki z mediami społecznościowymi
- stosować technikę Pomodoro (25 minut pracy + 5 minut przerwy, po czterech cyklach – dłuższa przerwa)
5. Komunikacja wewnętrzna i delegowanie
Wiele czasu w firmie ucieka przez brak jasnej komunikacji:
- ustalaj przejrzyste cele i oczekiwania, np. korzystając z metod OKR (Objectives and Key Results) do wyznaczania celów kwartalnych lub SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) do planowania konkretnych zadań; w zespołach projektowych warto też wprowadzić codzienne stand-upy, które trwają nie więcej niż 15 minut i pozwalają wszystkim na szybkie podsumowanie postępów, np. w systemie OKR (Objectives and Key Results)
- deleguj zadania zgodnie z kompetencjami – korzystając z prostych checklist i opisów stanowisk
- ogranicz zbędne spotkania na rzecz raportów pisemnych – np. cotygodniowy raport e-mail zamiast zebrania statusowego
Podsumowanie: Zarządzanie czasem w MŚP to nie tylko kwestia indywidualnych nawyków, ale całej kultury organizacyjnej. Wprowadzenie kilku prostych narzędzi i zasad może przynieść natychmiastowe efekty: większą efektywność, mniejsze zmęczenie, lepsze wyniki. W AMA-EXPERTS pomagamy firmom wdrażać praktyki efektywności i automatyzacji, które oszczędzają dziesiątki godzin miesięcznie.
Skontaktuj się z nami, aby poznać indywidualne rekomendacje dla Twojej firmy.
